Insellösungen im Mittelstand: Brücke bauen oder ablösen?

Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand seines Auftrags. Die Antwort dauert vier Minuten, weil drei Programme geöffnet werden müssen: eines für den Auftrag, eines für die Fertigung, eines für den Versand. Zwei davon widersprechen sich, und die Kollegin am Telefon weiß aus Erfahrung, welchem sie glauben muss.

Von außen sieht das nach einem kleinen Ärgernis aus. Tatsächlich ist es die sichtbare Spitze einer Struktur, die den Betrieb an mehreren Stellen gleichzeitig bremst. Und sie ist in den meisten mittelständischen Unternehmen, die ich sehe, exakt gleich aufgebaut.

Wie Insellösungen entstehen

Niemand entscheidet sich für Insellösungen, sie wachsen.

Am Anfang gibt es ein System, meistens die Buchhaltung oder eine Warenwirtschaft. Dann kommt ein Problem, für das dieses System nichts anbietet: Zeiterfassung, Angebotserstellung, Dokumentenablage, Personalplanung. Jemand findet ein Tool, das genau dieses Problem gut löst, es kostet 40 Euro im Monat, und es funktioniert. Ein paar Jahre später wiederholt sich das mit dem nächsten Thema.

Jede einzelne dieser Entscheidungen war richtig. Das ist der Punkt, den Anbieter von Gesamtsystemen gerne überspringen: Insellösungen sind nicht das Ergebnis von Schlamperei, sondern von pragmatischen Entscheidungen, die zum jeweiligen Zeitpunkt Sinn ergeben haben. Wer damals ein Jahr auf ein integriertes Konzept gewartet hätte, hätte ein Jahr lang das Problem behalten.

Das Problem entsteht nicht in den Systemen. Es entsteht in dem, was zwischen ihnen fehlt.

Was die Lücken zwischen den Systemen kosten

Wenn zwei Systeme nicht miteinander reden, übernimmt ein Mensch die Übersetzung. Das kostet an drei Stellen, und nur eine davon steht in einer Rechnung.

Erstens: Zeit. Das ist der Posten, den jeder sofort sieht, und es ist der kleinste. Rechne selbst: Fünfzehn Minuten am Tag, an 220 Arbeitstagen, sind 55 Stunden im Jahr. Bei einem realistischen Vollkostensatz von 50 Euro sind das rund 2.750 Euro. Für eine Person, an einer Übergabestelle. Das ist ärgerlich, aber es ist kein Betrag, für den ein Geschäftsführer ein Projekt startet.

Genau deshalb misstraue ich ROI-Rechnungen, die nur mit eingesparten Stunden argumentieren. Sie sind entweder zu klein, um zu überzeugen, oder sie wurden aufgeblasen, damit sie überzeugen.

Zweitens: Fehler. Jede manuelle Übertragung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, eine vergessene Position, eine veraltete Version. Der Fehler selbst ist billig. Teuer wird, wann er auffällt. Fällt er im Nachbarbüro auf, kostet er zehn Minuten. Fällt er beim Kunden auf, kostet er die Nachbesserung, die Gutschrift, das Telefonat und ein Stück Vertrauen, das sich nicht beziffern lässt.

Drittens: Blindflug. Das ist der Posten, der Geschäftsführer wirklich betrifft, und er wird fast nie mit den Insellösungen in Verbindung gebracht. Wenn deine Daten auf fünf Systeme verteilt sind, gibt es keine Frage, die sich schnell beantworten lässt. Welche Auftragsart ist eigentlich profitabel? Wo stehen wir gegenüber dem Vorjahr? Welcher Kunde kostet uns mehr, als er bringt?

Solche Fragen sind technisch beantwortbar, aber sie kosten jedes Mal jemanden zwei Tage Excel-Arbeit. Also werden sie nicht gestellt. Und zwar nicht weil sie unwichtig wären, sondern weil der Aufwand zwischen der Frage und der Antwort steht. Entscheidungen werden dann aus dem Bauch getroffen, und das Bauchgefühl ist im Mittelstand oft überraschend gut, aber es skaliert nicht und es lässt sich nicht übergeben.

Die eigentlichen Kosten von Insellösungen sind nicht die Zeit, die jemand mit Abtippen verbringt. Es sind die Fragen, die niemand mehr stellt, weil die Antwort zu teuer geworden ist.

Warum "alles in ein System" selten die Antwort ist

Wenn du zu diesem Thema recherchierst, findest du überwiegend eine Empfehlung: Löse deine Insellösungen ab, führe ein integriertes Gesamtsystem ein, dann ist Ruhe.

Diese Empfehlung stammt fast immer von jemandem, der ein integriertes Gesamtsystem verkauft.

Sie ist nicht falsch, aber sie ist unvollständig. Ein Gesamtsystem löst das Integrationsproblem, indem es alle Teilprobleme in eine Hand gibt. Was du dabei eintauschst:

Du gibst Passgenauigkeit auf. Deine fünf Tools sind deshalb entstanden, weil sie jeweils eine Sache gut konnten. Ein Modul im Gesamtsystem kann diese Sache meistens auch, aber schlechter. Der Ablauf, den deine Leute in Jahren geschliffen haben, muss sich der Software anpassen statt umgekehrt.

Du tauschst viele kleine Abhängigkeiten gegen eine große. Fünf Tools zu wechseln ist mühsam, aber jedes einzelne ist ersetzbar. Ein Gesamtsystem, in dem Aufträge, Fertigung, Zeiterfassung und Abrechnung hängen, wechselst du nicht mehr. Das ist keine hypothetische Gefahr, sondern der Normalfall: Woran du erkennst, ob deine Software dir wirklich gehört, habe ich an anderer Stelle ausführlich beschrieben.

Und du zahlst die Einführung, die selten das ist, was im Angebot steht. Nicht wegen unseriöser Anbieter, sondern weil die Anpassung an deine Abläufe der eigentliche Aufwand ist und vorher niemand weiß, wie viel davon nötig sein wird.

Manchmal ist ein Gesamtsystem trotzdem richtig. Aber es ist eine von mehreren Optionen, nicht der Standardweg.

Der Selbsttest

Fünf Fragen. Wenn du zwei davon mit Ja beantwortest, hast du ein Integrationsproblem, das teurer ist, als es aussieht.

1. 1. Gibt es mindestens einen Datensatz, den in deinem Betrieb regelmäßig jemand von einem Bildschirm abliest und in einen anderen eintippt?
2. 2. Gibt es Fragen zu deinem Geschäft, deren Beantwortung so aufwändig ist, dass du sie nur zum Jahresabschluss stellst?
3. 3. Wenn zwei Systeme unterschiedliche Zahlen zeigen, weiß dann jeder im Betrieb, welches recht hat, oder nur bestimmte Personen?
4. 4. Gibt es eine Excel-Datei, die faktisch ein Produktivsystem ist, obwohl sie als Hilfsmittel angefangen hat?
5. 5. Kannst du sagen, wie viele Tools und Abos dein Betrieb aktuell bezahlt, ohne nachzusehen?

Frage 3 ist die wichtigste. Sie zeigt, ob dein Betrieb schon in die nächste Stufe gerutscht ist: Dann ist das Wissen über die Systeme selbst personengebunden. Das ist dieselbe Personenabhängigkeit, die sich sonst an Prozessen zeigt, nur eine Ebene tiefer.

Brücke oder Ablösung: die Entscheidungslogik

Es gibt drei sinnvolle Antworten auf ein Integrationsproblem, und die richtige hängt davon ab, wie gut die einzelnen Systeme ihre Arbeit machen.

Nichts tun, bewusst. Wenn die Übergabe zehnmal im Monat passiert, keine kritischen Daten betrifft und niemand dabei Fehler macht, die nach draußen gehen, dann lohnt sich keine Lösung. Diese Antwort gebe ich häufiger, als Kunden erwarten. Ein Prozess, der selten läuft und dessen Fehler früh auffallen, ist kein Kandidat für Automatisierung.

Eine Brücke bauen. Die Systeme bleiben, die manuelle Übertragung dazwischen verschwindet. Das ist der richtige Weg, wenn deine Tools inhaltlich gut sind und nur die Verbindung fehlt. Der Aufwand liegt typischerweise im Bereich weniger Tage bis Wochen, nicht Monate. Entscheidend ist, ob die beteiligten Systeme Schnittstellen anbieten. Moderne Cloud-Tools tun das fast immer, ältere lokale Software manchmal nur über Umwege, und genau das ist die Frage, die vor der Aufwandsschätzung geklärt gehört.

Eine Brücke ist auch die Antwort, wenn du dir bei der großen Lösung noch unsicher bist. Sie kostet wenig, wirkt sofort, und sie macht die spätere Ablösung nicht schwerer.

Ablösen. Das lohnt sich, wenn das Problem nicht in der Verbindung liegt, sondern im System selbst: Wenn ein Tool den Ablauf ohnehin nur zur Hälfte abbildet, wenn es der Grund für die Excel-Datei daneben ist, wenn es seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt wird. Dann eine Brücke zu bauen heißt, ein Problem stabil zu machen, das eigentlich weg soll.

Ablösung heißt aber nicht automatisch Gesamtsystem. Meistens ist der bessere Schnitt kleiner: Man ersetzt die zwei oder drei Bausteine, die wirklich betriebsspezifisch sind, durch etwas Eigenes, und lässt Buchhaltung, Lohn und Standardthemen dort, wo sie sind. Für Standardaufgaben ist Standardsoftware fast immer die richtige Wahl. Welche Kriterien dabei den Ausschlag geben, steht im Detail unter Build vs. Buy, und was so ein Vorhaben realistisch kostet, unter Was kostet Individualsoftware.

Die Reihenfolge ist wichtiger als die Wahl. Fang bei der Übergabestelle an, die am häufigsten läuft und deren Fehler am weitesten nach außen wirken. Nicht bei der, die technisch am interessantesten ist.

Was das nicht heißt

Das heißt nicht, dass du deine Tools loswerden musst. Ein Betrieb mit acht Systemen, die sauber miteinander verbunden sind, ist besser aufgestellt als einer mit einem Gesamtsystem, das an drei Stellen nicht passt und deshalb von Excel-Dateien flankiert wird.

Es heißt auch nicht, dass jede manuelle Übertragung ein Missstand ist. Manches ist so selten oder so unregelmäßig, dass ein Mensch die bessere Schnittstelle bleibt.

Und es heißt nicht, dass du das in einem Projekt lösen musst. Der übliche Fehler ist nicht, zu wenig zu tun, sondern zu groß anzufangen: ein Digitalisierungsprojekt aufzusetzen, das alles gleichzeitig anfassen will, zwölf Monate dauert und nach acht Monaten niemanden mehr interessiert.

Eine einzelne Brücke zwischen zwei Systemen ist ein kleines Vorhaben. Sie ist danach messbar, sie schafft Vertrauen für den nächsten Schritt, und sie zeigt dir sehr schnell, ob das eigentliche Problem die Verbindung war oder das System dahinter.