„Was kostet das?" ist die erste Frage, die mir Geschäftsführer stellen, und die Frage, auf die sie am seltensten eine klare Antwort bekommen. Die meisten Anbieter weichen aus: „Das kommt ganz auf den Umfang an." Das stimmt sogar, hilft dir aber null bei der Entscheidung, ob du das Thema überhaupt weiterverfolgst. Also nenne ich Zahlen und erkläre, was dahintersteckt.

Warum dir kaum jemand eine klare Zahl nennt

Eine konkrete Zahl macht vergleichbar, und Vergleichbarkeit mögen viele Anbieter nicht. Dazu kommt ein echter Grund: Der Aufwand für Individualsoftware schwankt stark, je nachdem was genau gebaut wird. Beides führt zur selben Ausweich-Antwort. Aus deiner Sicht ist die wertlos. Du willst vor dem ersten Gespräch wissen, ob wir über 15.000 oder über 150.000 Euro reden. Diese Größenordnung lässt sich seriös eingrenzen, auch ohne fertiges Pflichtenheft.

Realistische Spannen

Grob bewegt sich Individualsoftware für den Mittelstand zwischen 20.000 und 100.000 Euro. Innerhalb dieser Spanne gibt es drei typische Größenordnungen.

Ein schlanker MVP oder ein klar abgegrenztes Werkzeug liegt im unteren Bereich, also etwa 20.000 bis 35.000 Euro. Du bekommst die Kernfunktionen, sauber gebaut, lauffähig und testbar mit echten Nutzern.

Ein internes Tool für einen konkreten Geschäftsprozess, etwa Auftragsabwicklung, Angebotskalkulation oder Reporting, liegt meist im mittleren Bereich, also rund 35.000 bis 70.000 Euro. Das ist die häufigste Größe im Mittelstand.

Eine umfangreiche Plattform mit mehreren Modulen, Nutzerrollen und Integrationen erreicht den oberen Bereich, also 70.000 bis 100.000 Euro, bei entsprechender Komplexität auch darüber.

Zur Einordnung: Ein klassisches Systemhaus oder eine größere Agentur ruft für vergleichbare Projekte häufig 50.000 bis 150.000 Euro auf. Den Unterschied macht nicht die Qualität, sondern der Overhead: Account-Management, mehrere Projektebenen, Junior-Entwickler mit Aufsicht. Bei mir baut die Person, die das Projekt auch verkauft hat.

Was den Preis wirklich treibt

Wenn du dein eigenes Vorhaben grob einschätzen willst, schau auf diese Faktoren. Sie bewegen den Preis stärker als alles andere.

Die Komplexität der Geschäftslogik. Ein Formular mit ein paar Regeln ist schnell gebaut. Eine Kalkulation mit hundert Sonderfällen nicht.

Die Zahl der Integrationen. Jede Schnittstelle zu einem ERP, einem Webshop oder einem Fremdsystem ist eigener Aufwand, besonders wenn die Gegenseite schlecht dokumentiert ist.

Nutzerrollen und Rechte. Eine Anwendung für eine Person ist etwas anderes als eine mit Geschäftsführung, Sachbearbeitung und externem Kundenzugang, jeweils mit eigenen Berechtigungen.

Datenmigration. Wenn jahrelang gewachsene Daten aus Excel oder einem Altsystem übernommen werden müssen, ist das ein eigenes kleines Projekt.

Designtiefe und Compliance. Eine interne Anwendung darf funktional aussehen. Ein Kundenportal mit deiner Marke und vollen DSGVO-Anforderungen kostet mehr.

Die zweite Hälfte der Rechnung kommt nach dem Go-Live

Der wichtigste Satz in diesem Artikel: Die erste Version ist meist nur 50 bis 60 Prozent der Gesamtkosten über die Lebensdauer der Software. Wer dir etwas anderes erzählt, verkauft unehrlich.

Software ist kein Einmalkauf. Nach dem Launch kommen Anpassungen, weil sich Anforderungen ändern, neue Funktionen, weil ihr wachst, und laufende Wartung, damit nichts veraltet. Das ist kein Konstruktionsfehler, sondern der Normalfall. Du solltest es nur von Anfang an einplanen, statt nach einem Jahr überrascht zu werden.

Die gute Nachricht: Diese Kosten steuerst du selbst. Weil du die Software und den Quellcode besitzt und ich auf offene Standards setze, kannst du die Weiterentwicklung mir geben, jemand anderem oder einer eigenen Kraft. Es gibt keinen Anbieter, der dich über laufende Gebühren in der Hand hält.

Wann sich Individualsoftware nicht lohnt

Manchmal ist die ehrliche Antwort: gar nicht bauen. Zwei Fälle.

Es gibt passende Standardsoftware. Wenn ein fertiges Produkt deine Prozesse zu 90 Prozent abdeckt und die Lizenzkosten überschaubar sind, ist eine Eigenentwicklung selten die bessere Rechnung. Wann sich Eigenbau lohnt und wann nicht, habe ich im Build-vs-Buy-Artikel ausführlich aufgeschlüsselt.

Du brauchst keine eigene Software, sondern saubere Automatisierung. Oft steckt hinter dem Wunsch nach einer eigenen Anwendung in Wahrheit ein manueller, fehleranfälliger Ablauf zwischen Tools, die du längst hast. Den kann man häufig automatisieren, ohne etwas Neues zu bauen, zu einem Bruchteil der Kosten. Mehr dazu unter Prozesse digitalisieren und automatisieren.

In beiden Fällen sage ich dir das im Erstgespräch, auch wenn am Ende kein Auftrag für mich dabei herauskommt.

Wie du die Kosten im Griff behältst

Drei Hebel, mit denen du den Rahmen klein hältst, ohne an der falschen Stelle zu sparen.

Fang mit einem MVP an. Bau zuerst den Kern, der den größten Schmerz löst, bring ihn in den echten Einsatz und entscheide auf Basis von Erfahrung über den Rest. Das verhindert, dass du für Funktionen zahlst, die im Alltag niemand braucht.

Halte den Scope diszipliniert. Jede „wäre noch schön"-Funktion kostet. Die wichtigste Arbeit am Anfang ist, ehrlich zu trennen, was essenziell ist und was Phase zwei.

Arbeite iterativ. Kurze Zyklen mit echten Zwischenständen zeigen früh, ob die Richtung stimmt. Das ist deutlich günstiger als eine monatelange Entwicklung, an deren Ende sich herausstellt, dass etwas am Bedarf vorbeigeht.

Eine erste Einschätzung kostet dich nichts

Wo dein Vorhaben in diesen Spannen landet, lässt sich in einem kurzen Gespräch erstaunlich genau eingrenzen. Dreißig Minuten reichen meist für eine erste, ehrliche Einschätzung, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck. Auch wenn die Antwort am Ende lautet: „Dafür brauchst du keine eigene Software."